Egy projekt sikerességét nagymértékben befolyásolja a szervezettség, a hatékonyság és a megfelelő munkamegosztás. Ezt vezetheti a Scrum Master, vagy egy projektmenedzser is. De mi a különbség a kettő között? Mikor, melyik szakembert érdemes választani egy cégnek? Tisztázzuk le, hogy mi is az a Scrum Master és a projektmenedzsment és miért hasznos velük együtt dolgozni a vállalkozásoknak!
Scrum Master és projektmenedzser – A kettő nem ugyanaz
Tegyük tisztába a legelején: a Scrum Master és a projektmenedzser hasonló munkakört lát el, de a két szakma még közel sem ugyanaz! Mindkét terület más módszereket alkalmaz a projektmunka során és más rendszer szerint szervezi a folyamatokat. Ebben a cikkben körbejárjuk, hogy mi a kettő között a különbség és a hasonlóság! Először is, nézzük meg, hogy mi a Scrum master jelentése és mit csinál a projektmenedzser!
Scrum Master – Irányíts csapatokat hatékonyan!
A Scrum Master legfontosabb ismérve, hogy agilis elvek alapján segíti hozzá egy vállalkozás csapatait a céljaik eléréséhez. A hatékonyság, a szervezettség, a kreativitás és az agilitás kulcsfontosságú elemek a Scrum Master munkája során. Íme minden információ, amit erről a területről tudni érdemes!
Ki az a Scrum Master?
Először is nézzük meg, hogy mi a Scrum fogalma és mi az a Scrum Master. A Scrum egy olyan módszer, ami a csapatmunkát segíti és rendkívül hatékonnyá teszi. Felgyorsítja a munkafolyamatokat és gördülékennyé teszi a projektek lefolyását. A Scrum Master pedig az a személy, aki biztosítja a Scrum módszer alapelveinek betartását. Ő felelős azért, hogy segítsen a csapatnak megérteni a Scrum rendszert és bekapcsolódni a kivitelezésbe, figyelembe véve az elméleti és gyakorlati alapokat és a legfontosabb szabályokat. A Scrum Master gondoskodik arról, hogy a csapat az agilitást szem előtt tartva, hatékonyan dolgozzon és sikeresen elérje a kitűzött célokat.
Mit jelent a Scrum módszer?
A Scrum egy olyan keretrendszer (framework), ami segíti a csapatok együttműködését. A nevét a rugby során alkalmazott módszerről kapta a nevét, ami hasonlóan a sportolók technikáihoz arra ösztönzi a csapatokat, hogy tapasztalatokon keresztül tanuljanak és miközben dolgoznak egy problémán, képesek legyenek mérlegelni győzelmeiket és veszteségeiket, hogy folyamatosan fejlődjenek.
Felhasználási területei
A Scrum kezdetben a szoftverfejlesztésben kapott nagy szerepet, de mára már több területen is használják, mint például a az oktatás, marketing és adatközvetítés, tervezés és termékfejlesztés. A gyakran agilis projektmenedzsment-keretrendszernek is nevezett Scrum olyan technikákat alkalmaz, amelyek segítik a csapatoknak felépíteni és irányítani munkájukat.
Scrum a gyakorlatban
A Scrum részeként a csapatok kis időintervallumokban, azaz sprintekben dolgoznak. Egy sprint lehet néhány nap, vagy néhány hét hosszú – a projekt méretétől és a szervezet céljaitól függően. A folyamat első lépéseként létrejön a Scrum Guide, ami tartalmazza a sprintek hosszát, a tervezetét, a célokat és minden más fontos információt, amik segítik a Scrum csapat munkáját. Ezek alapján kezdenek el dolgozni a csapattagok és ezek határozzák meg a projekt alakulását, a részfeladatok fontosságát és a státusz meetingek gyakoriságát is.
A Scrum lényege, hogy egy adott csapat a kitűzött célt a meghatározott időn belül teljesíteni tudja, a folyamatokat pedig a hatékonyság, a kreativitás és az agilitás jellemezze.
A Scrum Master feladatai
A Scrum Master elsődleges és legfontosabb feladata az, hogy a csapatot a Scrum alapján irányítsa és segítse a módszerek és technikák betartását. A Scrum Master nem vesz részt a feladatok kivitelezésében, hanem egy külső csapattagként van jelen a munkafolyamatok során, és az agilis munkavégzés érdekében az alábbi feladatokat látja el.
Coaching
A Scrum Master olyan feladatokat is ellát, mint egy coach. Feladata, hogy segítsen az alkalmazottaknak abban, hogy felismerjék saját képességeiket, és tisztázzák a közös, illetve egyéni céljaikat egyaránt.
Mentorálás
A Scrum Master egy mentor szerepét tölti be, hogy biztosítsa az alkalmazottak és csapattagok számára a Scrum alapjait. Feladata az, hogy megtanítsa a csapatnak, hogyan tudnak koncentrálni a feladatokra és hogyan szervezzék saját idejüket, energiájukat, akár egy intenzív munkát igénylő környezetben is.
Meetingek
A Scrum módszertan részeként a csapatok heti, olykor napi gyors megbeszéléseket tartanak, hogy átlássák a folyamatok alakulását és időben reagálni tudjanak az esetlegesen felmerülő problémákra. A Scrum Master jelen van az ilyen típusú státusz megbeszélések és meetingek szervezése és levezénylése során.
Változásmenedzsment
A Scrum módszertan abban a munkakörnyezetben hasznos leginkább, ahol napi változás jellemzi a projekteket. A szervezet feladata, hogy ezekre gyorsan reagáljon és olyan döntéseket hozzon minden alkalommal, amik előre viszik a vállalkozást. Az ilyen helyzetekben a Scrum Masternek jelentős feladata van, hiszen ő rendelkezik azokkal a készségekkel és módszerekkel, amik segítenek a kihívásokat kiküszöbölni és továbbhaladni a megoldás felé.
Elakadások, kihívások kezelése
A Scrum Master képes motiválni és segíteni a csapatot abban, hogy átlendüljenek a problémákon. Millió probléma merülhet fel a projektmunka során, mint például a beszállító késedelme, az alkatrészek meghibásodása, a költségkeret túllépése, stb. Mivel a Scrum Master szorosan együtt dolgozik a csapattal, időben meg tudja ismertetni velük az ilyen kihívások menedzseléséhez szükséges technikákat. Továbbá, folyamatosan keresik a lehetőségeket a csapat teljesítményének javítására.
Ki az a projektmenedzser?
A projektmenedzser az a szakember, aki projekteket szervez, tervez és vezényel le, miközben olyan figyelembe veszi a költségvetést, az ütemezést, a csapat dinamikáját és a teljesítőképességet. A projektmenedzser átfogó és mély tudással rendelkezik és képes arra, hogy egy összekötő szerepét töltse be a vállalati környezetben, ahol a megrendelő igényeinek összhangban kell lennie a csapat képességeivel.
A projektmenedzser feladatai
A projektmenedzser feladatainak listája nagyon hosszú, hiszen ő az, aki egy projektet az ötlettől kezdve, a végeredmény kézbesítéséig mindent vezényel. Nézzünk meg néhány olyan feladatkört, amik kiemelten fontosak a projektmenedzser hétköznapjai során!
Követelmények egyeztetése és követése
A projektmenedzser a projekt megtervezésében és kivitelezésében is részt vesz. Ő az a kulcsember a folyamatban, aki átlátja az összes célt és azokat apró lépésekre, részfeladatokra bontja. Ő egyeztet a vezetőséggel és az ő feladata az, hogy minden a terv szerint haladjon és a projekt sikeres legyen. Emellett a projektmenedzser feladat a csapaton belüli szabályok és a működési elvek lefektetése annak érdekében, hogy a szükséges feladatok el legyenek látva, miközben egy kellemes környezetben dolgoznak a csapattagok.
Kapcsolattartás és kommunikáció
Ahogy azt fentebb is írtuk, a projektmenedzser az, aki összeköti a vezetőséget (vagy a projekt megrendelőjét) a csapattal, tehát azokkal a dolgozókkal, akik megvalósítják a kitűzött célokat. Ezért a feladatai közé tartozik a mindennapos kapcsolattartás és a tiszta, érthető, rövid és lényegretörő kommunikáció. Továbbá a projektmenedzser az, aki felügyeli a csapatmunkát és az ő feladata az, hogy a felmerülő konfliktusok kezelésében segítséget nyújtson a projekt szereplőinek.
Mérföldkövek és projekt lezárása
A projektet a projektmenedzser kisebb részfeladatokra, mérföldkövekre bontja, hiszen így sokkal átláthatóbb és egyszerűbb a folyamat. Ezeknek az ellenőrzése, jelentése és irányítása is a feladatai közé tartozik. Emellett pedig jelentős szerepe van a projekt lezárása során. Ez akkor is fontos, ha a projekt sikeres volt és a csapatnak sikerült elérnie a célt, és akkor is, ha valami okból kifolyólag nem sikerült megvalósítani azt. A projektmenedzser jelentéseket készít és a csapat tagjaival elemzi a projekt lefolyását, a kihívásokat és a tanulságokat.
Mik a különbségek a Scrum Master és projektmenedzser között?
Mostmár ismerjük mindkét szakma jellemzőit és a hozzájuk kapcsolódó feladatköröket. De mi a különbség a kettő között? Fontos, hogy egy szervezet, cég, vállalkozás átlássa ezeket és ezeket figyelembe véve tudja meghozni a döntést, hogy melyikre van szüksége!
Nézzük, hogy miben tér el a két munka és terület egymástól:
- A Scrum Master elsődleges feladata a Scrum keretrendszer ismertetése és betartása, ezzel szemben a projektmenedzser a csapatra szabott módszerekkel segíti az előrehaladást.
- Más a csapatok mérete, hiszen a Scrum Master általában néhány fős csapatokat alkot, míg a projektmenedzser nagyobb csoportokkal dolgozik.
- Eltér a meetingek és megbeszélések sűrűsége a két területnél. A Scrum rendszerben napi státuszokat tartanak, a projektmenedzser ezzel ellentétben pedig előre tervezett megbeszéléseket ütemez, amik kb heti, kétheti rendszerességgel zajlanak.
- A projektmenedzser kiosztja a feladatokat és menedzseli a csapattagokat, míg a Scrum Master a coach szerepébe bújik sokszor és mentorálja a projekt résztvevőit.
Mik a hasonlóságok a Scrum Master és projektmenedzser között?
Mostanra már ismered a két terület jellemzőit és feladatait. Hiába van különbség a két szakma, néha előfordul, hogy a szerepek mégis lefedik egymást. Nézzük meg hogy miben hasonlít a Scrum Master és a projektmenedzser!
- Mindketten felelnek a csapat működéséért és a dolgozók teljesítményéért, és rendelkeznek olyan eszköztárral, amik segítik a csapat hatékonyságának javítását.
- Részt vesznek az esetlegesen felmerülő konfliktusok kezelésében és a belső légkör fejlesztési folyamataiban.
- Tisztában vannak a minőségi munka, az elvárások betartásának és határidők követésének fontosságával és ezekre magas szintű fókuszt fektetnek.
- Mindketten szorosan együtt dolgoznak a cégek vezetőivel, alkalmazottaival, hogy átlássák a csapat és a vállalkozás működését.
- Képesek fejleszteni a munkafolyamatokat, hogy a kitűzött üzleti cél minden esetben megvalósuljon.
- Mindketten online projektmenedzsment programokat használnak az átláthatóság, a tiszta kommunikáció, és a szervezettség érdekében.
Scrum Master vagy projektmenedzser – Kire van szüksége a cégnek?
Akár egy Scrum Master, akár egy projektmenedzser jelenléte a csapatban óriási változásokat hozhat egy cég számára. Mivel mindkét szakember a feladatok elvégzését és a tevékenység növelését segíti elő, csak előnye származhat egy vállalkozásnak abból, ha bármelyiket alkalmazza. De mikor, melyik szakemberre van szükség? Honnan lehet eldönteni, hogy a Scrum Master vagy a projektmenedzser a megfelelő választás egy csapat management számára? Íme, hogy mikor, melyiket érdemes választani!
Scrum Master
Scrum Mastert válasszon az a cég, amelyik az IT iparágban tevékenykedik, hiszen ezen a területen kimondottan hasznos a Scrum módszer alkalmazása. A kihívások egy IT cégnél egészen mások, mint bármelyik más iparágban: folyamatosan változnak a termékfejlesztéssel kapcsolatos fázisok, rengeteg kihívás van jelen, nagy szükség van a kreativitásra, stb. A Scrum segít ezeket megfelelően kezelni és szervezettnek maradni a folyamatos változások során. Továbbá a Scrum jó választás azoknak a cégeknek, akik szeretnék az agilis működést bevezetni és most állnak a fejlesztési folyamatok előtt, vagy egy olyan nagy projektet vállaltak el, aminek kivitelezéséhez elengedhetetlen az agilitás, a hatékonyság és a gyorsaság.
Projektmenedzser
Projektmenedzserre a legtöbb cégnek szüksége van. A fókuszált, hatékony munkavégzés érdekében szükség van egy szakemberre, aki átlátja a szakmai folyamatokat, kommunikál és összetartja a csapatot. A projektmenedzser jó választás annak az üzletnek, ahol több terület dolgozik együtt egy projekten (pl. marketing, grafikus, brand manager, szövegíró, sales-es, stb.) és szükséges egy szakember, aki egyaránt kommunikál a csapattal és a vezetőséggel, a megrendelőkkel is.
